Intakeformulier massagepraktijk: gratis voorbeeld + tips

20 september 2016 | Massage & Therapieën Alle blogposts

Een goede ontvangst is goud waard! Door je klant vriendelijk te onthalen en goed te leren kennen, is de kans groter dat je er een trouwe klant bij hebt. Maar hoe je dit? Dit begint met een prettig intakegesprek en het verzamelen van de juiste informatie over je klant met behulp van een intakeformulier. Dit intakeformulier is veel meer dan een formaliteit, ontdek hier het belang van een intakeformulier, krijg tips voor een intakeformulier en download een gratis voorbeeld.

Belang van een intakeformulier

Het gebruik van een intakeformulier in je massagepraktijk is om verschillende redenen belangrijk:

– Geven van een verantwoorde behandeling

Als massagetherapeut heb je de verantwoordelijkheid voor het geven van een adequate en veilige behandeling. Daarom is het essentieel dat je informatie verzamelt over de medische geschiedenis van je klant. Er zijn bepaalde aandoeningen waarbij je niet mag masseren (absolute contra-indicaties). In sommige gevallen kan massage een klacht verergeren. Dat wil je uiteraard voorkomen. Het kan ook zijn dat je wel mag masseren, maar dat je bepaalde lichaamsdelen moet vermijden (relatieve contra-indicaties). Wil je graag een erkend diploma halen en verantwoorde massages leren geven? Dat kan via onze Opleiding Massagetherapeut! 

– Je klant blijven opvolgen

Wanneer iemand heeft besloten om bij jouw praktijk binnen te stappen, betekent dat dat de betreffende persoon geïnteresseerd is in jouw diensten. Klanten hebben vaak een herinnering of een duwtje in de rug nodig om bij je terug te komen. Door op het intakeformulier informatie te verzamelen als het adres, telefoonnummer, e-mailadres, de verjaardag en het doel van de massage, kun je je klant gemakkelijker opvolgen en gerichte acties aanbieden. Stuur bijvoorbeeld een verjaardagskaart met 10% korting op een volgende massagebehandeling of stuur je klant een berichtje als je een speciale actie hebt voor een massagebehandeling waar je klant in geïnteresseerd is.

– Nieuwe klanten werven

Laat nieuwe klanten op het intakeformulier vermelden hoe ze jou gevonden hebben. Na een tijdje heb je een beter beeld van via welke weg je klanten naar jou toekomen. Wil je je massagepraktijk gaan promoten om nieuwe klanten aan te trekken, dan kun je hiermee gerichter aan de slag; dat scheelt tijd, energie en geld!

Tips voor een goede intake

– Oprechte aandacht voor de klant

Wanneer je klant het intakeformulier heeft ingevuld, lees je het meteen zorgvuldig door en vat je de belangrijkste informatie samen, zoals de gezondheidssituatie en de verwachtingen van de klant. Vraag de klant of jouw samenvatting juist is. Stel eventueel nog wat vragen om meer te weten te komen over de klant. Luister goed naar wat de klant zegt. Laat de klant altijd eerst uitpraten en ga niet van tevoren zelf al invulling geven aan wat je verwacht dat hij of zij gaat zeggen!

– Annuleringsvoorwaarden

Een veelvoorkomend probleem in massagepraktijken zijn klanten die niet komen opdagen op hun afspraak. Je kunt het intakeformulier gebruiken om jouw voorwaarden kenbaar te maken op dit gebied; bijvoorbeeld dat je een bepaald bedrag in rekening brengt als een klant niet komt opdagen of als een klant niet 24 uur van tevoren afzegt.

– Geen misverstanden over het doel van de massage

Het is ook verstandig om een verklaring toe te voegen aan je intakeformulier, dat je door je klant laat ondertekenen, en waarin je o.a. duidelijk het doel van jouw massage formuleert. In het voorbeeld intakeformulier dat je hieronder kunt downloaden is dit ook opgenomen.

Download gratis voorbeeld intakeformulier

Inspiratie nodig voor het opstellen van een goed intakeformulier voor je massagepraktijk, download dan hier een gratis voorbeeld:

Meer weten over een goede intake? We leren je er graag meer over in onze Cursus Anamnese!